Секретарь: кто это, чем занимается

Востребованность

Секретари очень востребованы на рынке труда. Они нужны для организации и координации рабочих процессов в крупных компаниях, небольших предприятиях, медицинских и юридических учреждениях, организациях сферы услуг.

Где учиться

В российских вузах не учат по специальности «секретарь», но часто начальники берут на работу людей с дипломом вуза. Поэтому плюсом будет иметь высшее образование в области филологии, психологии, коммуникации и смежных направлениях.

Чтобы стать секретарем, необходимо поступить в колледж или техникум. Учебные заведения дают начальное и среднее специальное образование.

Однако сегодня можно пройти обучение на курсах, там быстрее выдают сертификат, и студенты практикуются уже во время учебы на реальных проектах. В учебную программу входят знакомство с основами организации рабочего места, составления резюме, работы с офисным оборудованием и документацией и управления делами начальника.

Сколько зарабатывает

Средняя зарплата секретаря в Москве: 50 000 ₽ — 250 000 ₽, в регионах: 20 000 ₽ — 80 000 ₽ в месяц.

Уровень оплаты зависит от места жительства, образования, квалификации и навыков кандидата, размеров компании. Если у человека есть опыт, и он знает иностранный язык, может рассчитывать на оклад выше среднего.

Обязанности специалиста

В разных организациях требования отличаются. В зависимости от специализации, секретарь выполняет должностные обязанности:

• управляет административными задачами: например, принимает и распределяет звонки, занимается контролем деловой переписки, организует делопроизводство и работу архива;

• ведет планирование и управление расписанием встреч, переговоров, совещаний: отправляет приглашения, подготавливает материалы;

• помогает менеджерам осуществлять выполнение их обязанностей: создавать презентации, правильно писать отчеты, организовывать поездки и координировать внутренние коммуникации;

• отвечает за подготовку и ведение документов: составляет их тексты, ведет и обновляет базу данных и личные дела сотрудников;

• принимает и обслуживает посетителей, предлагает им кофе и оказывает помощь в решении вопросов;

• организует деловые поездки: проверяет наличие и бронирует билеты и гостиницы, подготавливает нужные акты и письма;

• заказывает офисное оборудование и занимается поиском расходных материалов и обеспечением ими офиса;

• осуществляет контроль того, чтобы соблюдалась конфиденциальность информации, профессиональные стандарты и этические нормы работы.

Специализации

Есть много специальностей, у одних сотрудников выше ответственность, другие решают более рутинные задачи.

Секретарь в приемной. Распределяет звонки, встречает клиентов, выполняет мелкие поручения, закупает канцтовары и офисные принадлежности.

Секретарь-референт. Редактирует приказы, акты, инструкции, подготавливает проектные решения, контролирует деятельность других сотрудников, составляет речи для выступлений начальника.

Помощник руководителя. Решает административные и организационные проблемы бизнеса. Знает обо всех делах компании. Руководитель полностью ему доверяет.

Секретарь-переводчик. На высоком уровне владеет иностранным языком, имеет лингвистическое образование, чтобы работать на переговорах с зарубежными партнерами.

Технический секретарь. Печатает документы, занимается настройкой оргтехники.

Офис-секретарь. Человек этой специальности решает административно-хозяйственные вопросы: следит, чтобы исполнители должным образом выполняли распоряжения начальства, встречает партнеров, ведет с ними переписку, организует командировки.

Делопроизводитель. Систематизирует папки с документами, оформляет счета, регистрирует корреспонденцию и работает с архивом.

Необходимые знания и навыки

Специалист должен знать и уметь:

1. Основы делопроизводства.

2. Компьютерные программы: Microsoft Office, календари, электронную почту, мессенджеры.

3. Правила деловой коммуникации и корпоративной этики.

4. Тайм-менеджмент.

А еще нужно развивать личные навыки: ответственность и пунктуальность, исполнительность и организованность. Работа связана с общением с руководством, клиентами и коллективом, поэтому важны доброжелательность и умение находить контакт с людьми.

Пригодится знание иностранных языков.