Делопроизводитель: кто это, чем занимается

Востребованность

В некоторых организациях вакансии делопроизводителей сокращают из-за перехода на электронный документооборот и автоматизированные системы, но делопроизводители все еще требуются во многих компаниях.

Они нужны в офисах, государственных, медицинских учреждениях, школах, адвокатских бюро, налоговых службах, библиотеках и музеях.

Где учиться

Университеты предоставляют программы по ведению архивов, документооборотов и управлению информацией. Эти знания полезны для деятельности делопроизводителя.

В техникумах и колледжах предлагают программы, где можно получить необходимые навыки.

Программа обучения делопроизводителя:

• основы делопроизводства, принципы оформления, классификации и архивации;

• законодательство и нормативные акты;

• офисные программы (Microsoft Office, Google Docs) и специализированные системы управления документами;

• организация оборота и управление потоком информации;

• электронные базы данных и архивирование;

• основы делового общения.

Можно бесплатно или платно пройти онлайн-курсы делопроизводителя. Один из плюсов: можно изучать материалы в подходящее время, в удобном месте и своем темпе.

Тем, кто уже работает, нужно периодически проходить курсы повышения для делопроизводителей. Это поможет оставаться в курсе последних тенденций.

Сколько зарабатывает

Средняя зарплата в Москве: 40 000 ₽ — 60 000 ₽, в регионах: 30 000 ₽ — 50 000 ₽.

Доход зависит от опыта и уровня квалификации, региона, размера компании и отрасли.

Обязанности

Делопроизводитель выполняет задачи:

• создает, обрабатывает и систематизирует приказы, отчеты, протоколы совещаний;

• отслеживает входящую и исходящую корреспонденцию, регистрирует в журналах учета;

• печатает и редактирует тексты, служебные записки, письма, доклады и презентации;

• организует работу архива, обеспечивает сохранность документации и доступ к ней;

• участвует в организации функционирования офиса, распределяет задачи между сотрудниками, контролирует выполнение поручений;

• помогает подготавливать и проводить собрания, конференции и другие мероприятия;

• обеспечивает связь между подразделениями организации и клиентами;

• предоставляет нужную информацию сотрудникам и руководителям;

• обслуживает копировальные и факсимильные аппараты, принтеры и другое офисное оборудование;

• помогает оформлять приказы по трудоустройству, отпускам, командировкам.

Специализации

Документовед. Изучает, классифицирует, анализирует и управляет потоком информации в организации. Работает с бумажными, электронными и архивными материалами. Ведет базу, контролирует документацию и ее соответствие стандартам компании.

Оператор по обработке перевозочных документов. Обрабатывает бумаги для перевозки пассажиров, багажа и грузов. Контролирует правильность оформления билетных и багажных бланков, регистрирует их и кодирует.

Специалист по автоматизации документооборота. Автоматизирует все процессы. Для этого использует технологии штрих-кодирования, интеграции с электронной подписью.

Архивариус. Управляет архивами, следит за сохранностью старинных и исторических документов.

Необходимые знания и навыки

Работник должен знать и уметь:

• нормы законодательства в области документооборота и делопроизводства: законы о государственной тайне, охране персональных данных и архивном деле, трудовой кодекс;

• основы профессиональной деятельности: оформление, классификация, архивация и хранение в соответствии с требованиями;

• офисные программы, особенности работы с электронными документами и специализированными системами управления;

• планирование и выполнение задач, управление временем, своевременное выполнение функций;

• коммуникация с коллегами, заказчиками и партнерами, как устно, так и письменно;

• нормы конфиденциальности информации и этические стандарты.