10 принципов тайм-менеджмента: как научиться успевать работать и жить одновременно

В материале ниже разбираемся, что это такое, где можно пройти обучение этому важному навыку и какие онлайн-курсы в этом помогут.

Что такое тайм-менеджмент простыми словами

Это техники и методы управления временем. Они помогают человеку грамотно распределять свое время, использовать ресурсы и достигать поставленных целей. Ведь чем больше запланированного мы успеваем реализовать, тем выше удовлетворенность работой и жизнью. Современный тайм-менеджмент позволяет сохранять внимание на приоритетных целях. Это особенно важно в мире, который бесконечно изменяется, ускоряется и предлагает сотни соблазнов, чтобы отвлечься от работы.

Когда кажется, что рабочие и домашние дела собрались в один большой булыжник, который вот-вот обрушится на вас, разложить его на мелкие камушки, с которыми реально разобраться поодиночке, поможет грамотная организация времени.

Краткая история: когда появился

Термин в деловую среду ввел бизнесмен из Дании Клаус Миллер в 1970-х годах. В 1975 году он разработал записную книжку для правильного управления временем, назвал ее «Time Manager». Даже организовал тренинги-презентации, на которых разъяснял, как правильно ее заполнять, чтобы она работала.

Когда появилось такое явление как тайм-менеджмент сказать сложно. Первые письменные источники, в которых сообщается о попытках контролировать время, вышли из-под пера древнеримского философа и государственного деятеля Луция Аннеи Сенеки. Своими технологиями тайм-менеджмента Сенека делился в переписке с римским патрицием и поэтом Люцилием. Он писал, что нужно вести учет времени в письменном виде. Классифицировать время как потраченное хорошо и плохо или которое было потеряно в праздности. При осмыслении временного промежутка жизни опираться на наполненность прожитого периода.

Первый прообраз правил тайм-менеджмента сформулировал итальянский ученый, гуманист и писатель Леон Альберти: каждое утро он составлял перечень дел на день.

В России тайм-менеджмент уже точно был в эпоху Петра I. Он требовал от подчиненных вести «памятные книги» — ежедневники: вносить туда свои дела и отмечать те, что выполнены. Советские умы тоже изучали искусство организации времени: теоретик научной организации труда Алексей Гастев и экономист Платон Керженцев. Последний даже создал сообщество, которое разрабатывало программы эффективного тайм-менеджмента в организациях.

Для чего он нужен?

Управление временем помогает повысить личную продуктивность: успевать делать больше и при этом не выбиваться из сил, соблюдать баланс между трудом и отдыхом. В основе лежат исследования по психологии. Ученые выявили закономерности в психике людей, которые отражаются на их продуктивности.

Существует профессия тайм-менеджера. Он помогает клиентам максимально продуктивно организовывать работу, исходя из их личных особенностей.

Хороший тайм-менеджмент — это настоящий must have для людей, которым нужно делать много дел за ограниченный промежуток времени. Выжать все из шестнадцати часов бодрствования и при этом не оказаться самому выжатым лимоном, когда вы знаете приемы тайм-менеджмента — это реально.

Главные мифы

Людям свойственно встречать новое и непонятное с недоверием. Вот и вокруг организации времени существуют стереотипы, которые не соответствуют действительности.

Миф 1. Временем управлять невозможно

Утверждение совершенно верное. Ведь время — это объективная величина, которая продолжает свое движение независимо от желаний и усилий человека. Но мы вполне способны управлять своим поведением. И тайм-менеджмент — именно об этом. Простые техники, которые позволят любому человеку делать больший объем задач, чем он обычно привык. Этакая магия самодисциплины.

Миф 2. Придется работать еще больше

Стратегии тайм-менеджмента направлены на увеличение результативности человека, а не на то, чтобы загрузить его работой по самые уши. Когда вы грамотно планируете свое время, выбираете приоритеты и избегаете отвлекающих факторов, то успеваете сделать больше. В итоге у вас остаются свободные часы, которые вы можете провести, как пожелаете.

Миф 3. Строгое планирование превратит меня в машину, а мою жизнь — в алгоритм

Специалист отдела продаж Вася не верит в эффективность тайм-менеджмента. Каждый день он нервничает из-за неуверенности, что успеет выполнить работу во время. Вася постоянно спешит, живет в хаосе. Доделывает рабочие задачи дома, вместо того, чтобы провести время с семьей. Каждое утро все начинается заново. Мужчина не подозревает, что игра в танчики и разговоры с друзьями по телефону в рабочие часы поглощают значительную часть его времени.

Его коллега Петр изучил основные принципы тайм-менеджмента. Он составляет план своих дел и следует ему. Петя уверен, что успеет сдать все проекты вовремя, знает, сколько времени ему потребуется на ту или иную задачу. Не торопится и проживает каждую минуту своей жизни с удовольствием. Вечером и в выходные всегда находит время на отдых и семью.

Посмотрите сами, чья жизнь больше напоминает алгоритм.

Основные принципы тайм-менеджмента

Человеческий мозг любит ясность. При организации времени нужно пройти три обязательных шага: расставить приоритеты, спланировать дела и отследить результаты. Каждую задачу прогоняем через них.

1. Определить приоритеты. Перед работой над задачей необходимо оценить, насколько она срочная и важная. Нужно выполнить ее как можно скорее или есть более приоритетные дела, а эта может подождать. Если может подождать, то сколько. К какому сроку ее точно следует выполнить.
2. Спланировать дела. Когда ответили себе на первую часть вопросов, переходим ко второй. Нужно определить сколько времени и сил потребуется на выполнение задачи. На какую часть дня ее лучше запланировать для максимального удобства и продуктивности.
   А чтобы ничего забыть обязательно записывайте в ежедневник или планировщик. Например, в SingularityApp, в котором все необходимое, чтобы в делах всегда был порядок — разнообразие способов ввода, бесконечная вложенность задач, чек-листы и многое другое.
3. Отследить результаты. Определите, каким образом отслеживать продвижение работы, и чем можно измерить результат. Только так можно понять, достигли вы цели или нет.

10 популярных техник тайм-менеджмента

Это инструкция, как экономить время и поднять личную результативность. Можно выбрать любимое или использовать разные приемы и техники тайм-менеджмента.

1. Готовить список дел с вечера. Рабочие дела на следующий день составляйте в конце текущего рабочего дня, а личные — вечером перед сном. Таким образом вы поймете, какой объем задач вас ожидает и сможете без спешки и утренней суматохи грамотно распределить их по часам. Для этого используйте записи в смартфоне или блокноте.
2. Лягушку съесть сначала. Рекомендация от бизнес-тренера Брайана Трейси — начинать работу с самой неприятной задачи. Утром у нас больше энергии, а мозг загружен меньше. Вам будет легче «съесть лягушку», и после нее прочие задачи покажутся не такими уж сложными.
3. Хотя бы немного. Мы часто откладываем долгие и трудные дела на потом. Эта техника помогает побороть прокрастинацию. Потратьте на выполнение задачи совсем чуть-чуть: пять — десять минут. Так вы гарантируете себе, что не будете страдать из-за выполнения работы и оставите ее, как только устанете. Мозг чувствует, что его не принуждают, и процесс идет легче. Самое сложное — сделать первый шаг.
4. Четкие дедлайны. Помогают не откладывать дела в долгий ящик и мотивируют работать быстрее. Кстати, дедлайны, которые мы ставим самостоятельно, тоже работают. Правда, немного хуже, чем внешние. Поэтому в личных задачах можно попросить друга или родственника проконтролировать вас.
5. Есть слона по кусочкам. Так еще называют технику, при которой одну большую задачу разбивают на несколько маленьких. Проект «наладить продажи» звучит страшно и непонятно. Но когда мы делим его на более простые этапы: обновить оформление сайта, приобрести рекламу в сообществах соцсетей, настроить таргетинговую рекламу, написать скрипты для продавцов — становится легче. Мы вносим конкретику и ясность.
6. Концентрироваться на одном. Чтобы хорошо сделать дело, нужно заниматься только им и не отвлекаться на постороннее. Ученые из Стенфордского университета доказали это. Особенно касается умственного труда. Не гонитесь за Юлием Цезарем.
7. Ограничение времени. Мозгу сложно долго концентрироваться на одной задаче. Работайте по таймеру небольшими отрезками, чередуйте время труда и отдыха. Используйте метод помидора Франческо Чирилло, согласно которому вы работаете двадцать пять минут, а затем пять минут отдыхаете. Потом цикл повторяется. Такой подход позволит вам сконцентрироваться на рабочем промежутке. Из дополнительных бонусов, особенно если вы работаете за компьютером, можно давать отдых глазам и спине.
8. Сначала маленькие задачи. Способ противоположный «лягушке». Начинайте день с небольших задач, которые не требуют много времени. Вы быстро разберетесь с ними и впоследствии не будете отвлекаться при выполнении более крупных.
9. На что ляжет глаз — автофокус. Этот метод понравится любителям интуитивных подходов. Если в вашем списке много пунктов с одинаковым или неопределенным дедлайном, способ вам подойдет. Объедините все задачи в один список, независимо от сложности их выполнения. Без спешки прочитайте его и остановитесь на деле, которое захочется выполнить прямо сейчас. Приступайте к работе! Если получилось закончить задачу сегодня, вычеркните ее. Если она выполнена не до конца — перенесите ее в конец списка и вернитесь, когда захотите. Для выбора следующей задачи прочитайте список еще раз.
10. Хронометраж рабочего времени. В основе этого метода лежит понимание, где время используют продуктивно, а где не очень. Для этого нужно действовать в несколько этапов.
1. Фиксация. Несколько недель каждые два часа записывайте, какие задачи вы закрыли и сколько времени на это понадобилось. Дела длительностью до пяти минут можно пропустить.
2. Далее отметьте там же, когда время потратили продуктивно, а какое дело можно было закончить быстрее.
3. Составьте свое расписание и выполнение задач с опорой на эту статистику.

Онлайн-курсы по тайм-менеджменту

Самообучение — это прекрасно. Но гораздо эффективнее учиться у профессионалов. Авторы портала «ИнфоХит» готовы предложить кое-что интересное.

На курсе стратегического психолога Александра Лаврищева вы научитесь планировать свой день, неделю и долгосрочные проекты без стресса и психологической нагрузки.

Школа Skillbох подготовила курс, на котором вы изучите психологию лени и научитесь бороться с прокрастинацией. Узнаете, откуда брать вдохновение для разработки стратегий и как максимально продуктивно организовывать свое время.

Онлайн-школа «Нетология» на своем курсе научит вас грамотно расставлять приоритеты и планировать персональный календарь. Многозадачность и правильное делегирование обязанностей станут вам под силу.

Тренер и преподаватель в «Академии социального предпринимательства» Зоя Большакова разработала курс по управлению временем и жизнью специально для представительниц прекрасного пола. Вы научитесь выстраивать путь к цели, составлять расписание и при этом соблюдать баланс работы и отдыха. Поборете прокрастинацию и систематизируете свои задачи.

Не теряя времени

Время — самый ценный ресурс, который у нас есть, потому что оно не возобновляемо. Надеемся, у нас получилось ответить на вопрос тайм-менеджмент, что это такое простыми словами. Выбирайте методы, которые вам подходят, проходите онлайн-курсы. Ставьте перед собой цели и добивайтесь их. Это делает жизнь более наполненной и яркой. А инструменты тайм-менеджмента вам в этом помогут и добавят пару свободных часов в день.

Фото для статьи: unsplash.com и flaticon.com