Наведите порядок в групповых чатах — освойте навыки онлайн-этикета и научите других!

Размещение вакансий, покупки в интернет-магазинах, поиск исполнителей, заказчиков — все происходит в мессенджерах. Сообщения удобнее звонков и быстрее email. Каждый день у пользователей появляются новые рабочие и бизнес-чаты: «отчеты руководителей», «технические специалисты», «5 курс», «день рождения Юлии», «чат родителей», «соседи», «как проводим Новый год».

Правила этикета в онлайн-каналах остаются условными. Часто в диалогах можно запутаться и потратить много времени на чтение бесполезных текстов. Мы собрали правила общения в групповых чатах, которые наведут в хаосе порядок, сделают комфортным нахождение для всех участников.

Элементарное в онлайн-общении не отменяли

Вас добавили в чат, это произошло не просто так. Представьтесь, даже если кажется, что вы знакомы со всеми, и пару часов назад смотрели вместе урок онлайн-курса. Участники не помнят каждого коллегу, сокурсника, соседа по имени и сфере деятельности. Представьтесь, напишите, чем занимаетесь, откуда вы, уточните, в каком обсуждении необходимо поучаствовать.

Ник должен быть простым, чтобы его мог понять каждый участник и без труда обратиться. Иначе псевдоним «мамочка лучшей дочки» прикрепится надолго, а коллеги, сокурсники, руководитель упустят, что вы еще и отличный специалист.

Можно на «ты»?

Не спешите переходить на «ты», общаясь в мессенджерах. Люди могут представиться, как «Лена», «Аня», «Сережа» и быть с вами одного возраста. Чтобы произвести хорошее впечатление, самовольно не начинайте сближение, лучше уточните у человека.

В крупных современных компаниях часто работают родственники, они не позволяют себе разговаривать на «ты» между собой. Деловое общение отличается от дружеского тем, что сохраняется дистанция. Переход на «ты» в рабочих моментах ничего не значит, качество коммуникации не изменится. Поддерживайте теплые отношения, при этом сохраняйте дисциплину и рабочую обстановку.

Большие буквы не привлекут внимание в общих чатах

Писать слово полностью заглавными буквами — дурной тон. Правило распространяется на деловое, личное общение, переписку в социальных сетях. Важные, срочные вопросы по пройденному материалу на лекциях, тренингах, видеокурсах набирайте классическим шрифтом. Это касается всего текста и отдельных слов в нем.

Фразы из заглавных букв воспринимаются, как повышенный тон. Избегайте их, чтобы не выглядеть неуравновешенным человеком.

Обращайтесь к человеку в групповых чатах

У многих в чатах включен беззвучный режим и они просматривают их раз в день. Если нужен ответ определенного участника, отметьте его в сообщении, чтобы вопрос не потерялся в переписке.

Адресат должен сразу увидеть важное, а не перечитывать весь диалог или переспрашивать, засоряя его.

Дедлайн ответов

Требуется пара секунд на отправку сообщения в мессенджерах. Ответ, в некоторых случаях, можно ждать несколько часов. Статус «прочитано» — не значит, что вас игнорируют. Человек может быть занят, думает или приболел. Не обижайтесь, напомните о себе через сутки. Не требуйте немедленной реакции.

Если спрашивают вас, старайтесь сообщить человеку, когда дадите ответ. Вы покажете хорошее отношение к собеседнику, не будете держать его в неведении.

Использование опции мессенджеров

У современных каналов есть функции, которые упрощают общение. Делайте опросы, если собираете мнение большинства. Вы быстро увидите результаты, а переписка не затянется на сотню сообщений.

Главные темы отмечайте важными, закрепляйте, чтобы их не упустили участники. Не потерять нить общения поможет функция «ответы». Пишите текст в ответ на конкретное сообщение с вопросом. В чате не будет бардака, все будут понимать, о чем идет речь, даже если написали уже более 20 человек.

Без приветствия никуда

Здоровайтесь со всеми участниками в начале сообщения. Может показаться, что в мессенджере это не нужно. Беседа часто затягивается на несколько дней. Если решили принять участие в ней, видите, что общение идет давно — не забудьте поздороваться и в этом же сообщении выразите мнение.

Всегда начинайте с приветствия: новый диалог, вступление в переписку, подключение к онлайн-уроку, семинару, тренингу, лекции. Но не стоит просто писать «привет» и молчать. Оставьте приятное впечатление о себе, соблюдая элементарные правила.

Вместо холодного «Здравствуйте», используйте «Добрый день», «Доброй пятницы».

Правильное сообщение в групповой чат

Хотите выглядеть человеком, у которого хорошо поставлена речь, не отправляйте короткие сообщения друг за другом. Это раздражает участников, как и полотно текста. Человек может подумать, что пропустил важное, если увидит много уведомлений. А длинные тексты редко читают внимательно.

У вас много вопросов — разделите сообщение на абзацы и пункты, чтобы участники отвечали, нумеруя ответы.

Подведение итогов после онлайн-общения

Переходите к другим темам после окончания первого обсуждения. Сложно разобрать ответы участников, когда в чате начинается общение по нескольким темам одновременно. Дождитесь окончания дискуссии. Если вторая тема срочная, создайте новую группу.

Всегда подводите итоги переписки — закрепляйте их в важных сообщениях. Некоторые могут зайти позже, им не придется читать весь диалог, они сразу увидят суть.

Лень печатать

Не злоупотребляйте голосовыми сообщениями. Аудио может доставить человеку лишнее неудобство. Перед отправкой, уточните, удобно ли собеседнику слушать. Это относится и к близким, и к незнакомым людям.

Старайтесь записывать аудио длительностью до одной минуты. Лучше разделите темы на отдельные голосовые сообщения, подпишите название каждого. Аудиосообщения — удобная функция, но пользуйтесь ей по договоренности.

Идея, о которой сложно молчать

С переходом на удаленку, развитием дистанционного обучения временные грани делового общения стерлись.

Старайтесь не писать в рабочие чаты после восьми вечера и по выходным. Дайте людям возможность отключиться, не вздрагивать от уведомлений. Любые темы, идеи оставляйте на утро. Если пишите в нерабочее время — будьте готовы не получить ответ. В Telegram есть функция запланированной отправки сообщений. Если рано утром нет возможности скинуть важную информацию или отчет, подготовьте текст заранее и поставьте отправку на подходящее время.

Смайлики, шутки, открытки в мессенджерах

В деловом общении лучше не иронизировать. В текстовом сообщении сложно понять, какую эмоцию человек хочет передать. Фраза может быть воспринята с неправильным подтекстом и испортить отношения. Это касается смайликов, эмодзи. Используйте недвусмысленные, понятные всем.

Поздравительные открытки, смешные картинки. В группах дистанционного обучения, рабочих переписках общайтесь по делу, а чувство юмора и знание праздников оставьте для дружеских групп. Развлекательные видео часто отвлекают, раздражают участников.

Внимательность при отправке сообщений в групповой чат

Перечитывайте, что пишите и куда. Функция автозамены может сыграть с вами злую шутку, потом придется долго оправдываться. Попадание личной переписки в рабочий чат создаст неловкую ситуацию с коллегами или сокурсниками. Осторожно критикуйте любые моменты. Люди могут сделать скриншот, и использовать его против вас.

Многие допускали описанные ошибки. Мессенджеры существуют, чтобы ускорить, упростить общение. Если этого не произошло, лучше позвоните или обсудите вопрос на личной встрече.

Воспитание, хорошие манеры ценятся всегда. Хотите двигаться по карьерной лестнице, быть востребованным специалистом — освойте навыки общения в любых ситуациях на специальных курсах. В современном мире люди ценят время, переписка должна быть легкой, но эффективной.

Не забудьте поделиться этой статьей со всеми знакомыми и закрепить ее в групповых чатах!

* проект Meta Platforms Inc., деятельность которой запрещена на территории РФ.

Фото для статьи: автора и pexels.com